Dysk Google to jedna z najczęściej używanych usług w chmurze na całym świecie, ponieważ oferuje wiele funkcji za darmo. Jedną z nich jest możliwość udostępniania plików podmiotom trzecim. Problem w tym, że jeśli regularnie pracujesz z tym narzędziem, może nadejść moment, w którym nie będziesz wiedział, kto to zrobił dostęp do plików na Dysku Google.
Abyś mógł lepiej ulepszać swoje pliki i kontrolować prywatność, wyjaśnimy, w jaki sposób możesz dowiedzieć się, kim są osoby, którym dałeś dostęp do określonych dokumentów lub plików.
Wszystkie zalety udostępniania plików za pośrednictwem Dysku Google
To narzędzie Google jest łatwe w użyciu i bardzo dostępne, dlatego ma miliony użytkowników. Udostępnianie plików za jego pośrednictwem daje nam szereg korzyści:
Dostęp z dowolnego miejsca
Pliki, które przesłaliśmy do chmury, niezależnie od tego, czy je udostępniliśmy, czy nie, będą dostępne w każdej chwili i z każdego urządzenia z dostępem do Internetu. W dobie pracy zdalnej jest to szczególnie interesujące.
współpraca w czasie rzeczywistym
Jedną z największych zalet zapewniania innym osobom dostępu do plików na Dysku Google jest to, że mogą one pracować nad tym samym dokumentem w tym samym czasie. Reszta zobaczy zmiany w czasie rzeczywistym, co znacznie przyspiesza pracę.
Kontrola wersji
Dysk przechowuje historię wszystkich wersji Twoich plików. Ten pozwala na wprowadzenie poprawek i powrót do poprzedniej wersji na wypadek, gdyby było to konieczne.
Ta funkcjonalność jest szczególnie przydatna podczas długotrwałej pracy nad tym samym dokumentem. Na przykład, jeśli przygotowujesz projekt biznesowy, ważny raport lub piszesz projekt dyplomowy.
Łatwość użycia
Jak powiedzieliśmy wcześniej, jedną z największych zalet tego narzędzia jest to, że charakteryzuje się prostą i intuicyjną obsługą. Łatwo będzie Ci dowiedzieć się, jak to zrobić tworzyć foldery i rozdzielać różne uprawnienia dostępu, nawet jeśli nigdy wcześniej nie korzystałeś z Dysku Google.
Duża pojemność
Dysk Google oferuje 15 GB bezpłatnego miejsca, co w zupełności wystarczy do przechowywania i udostępniania setek plików. Jeśli jednak potrzebujesz więcej miejsca, Możesz zdecydować się na płatną subskrypcję.
Integracja z innymi aplikacjami Google
Dysk integruje się z innymi aplikacjami Google, takimi jak Gmail, Dokumenty, Arkusze i Prezentacje. W ten sposób wymiana plików pomiędzy aplikacjami staje się bardzo prosta i Zwiększa to produktywność.
Bezpieczeństwo i prywatność
Dysk Google oferuje zaawansowane środki bezpieczeństwa w kluczowych obszarach, takich jak szyfrowanie danych podczas przesyłania i przechowywania, co pomaga chronić poufność plików, które masz w chmurze, nawet jeśli udostępniasz je innym osobom.
Poza tym przez cały czas możesz kontrolować, kto ma dostęp do plików i zmieniać uprawnienia (lub usuń je), jeśli uznasz to za konieczne.
Łatwość udostępniania
Możesz udostępniać pliki na różne sposoby, ale jednym z najprostszych jest wygenerowanie linku, który możesz wysłać e-mailem lub wiadomością.
Kto ma dostęp do plików na Dysku Google?
Dysk Google ma tak wiele zalet, że z pewnością korzystałeś z niego czasami do udostępniania plików innym osobom. Jeśli tak i chcesz wiedzieć, kto może zobaczyć Twoje pliki, wykonaj następujące czynności.
Uzyskaj dostęp do dokumentu, dla którego chcesz wiedzieć, komu go udostępniłeś, i kliknij "Dzielić". Zobaczysz tę opcję w prawym górnym rogu urządzenia.
Po kliknięciu pojawia się wyskakujące okienko informujące, które osoby mają dostęp do tego pliku i jakie uprawnienia muszą nad tym pracować.
Wyszukaj udostępnione dokumenty na Dysku Google
Jeśli korzystasz z tego narzędzia przez długi czas, być może straciłeś kontrolę nad niektórymi dokumentami, które kiedyś udostępniałeś innym osobom. Jeśli chcesz teraz odzyskać te informacje, możesz uzyskać do nich dostęp.
Przejdź do WhoHasAccess i kliknij „Przeskanuj teraz mój Dysk Google”. Przyznaj uprawnienia, o które prosi narzędzie, i pozwól mu wykonać swoją pracę. Na koniec skanowania wyświetli się lista udostępnionych dokumentów. Zobaczysz w nim zarówno imię i nazwisko, jak i adres e-mail osób, którym w momencie udostępniałeś każdy plik.
Zarządzaj uprawnieniami dostępu do udostępnionych dokumentów
Udostępnij dokumenty poprzez Dysk Google Jest bardzo przydatny na poziomie akademickim i zawodowym. Jednak nie zawsze dla każdego, kto ma dostęp, możliwość edycji i zmiany treści jest wygodna.
Aby mieć większą kontrolę nad plikami, Dysk umożliwia ustawienie różnych uprawnień dostępu. Role, które możesz przypisać to:
- Czytelnik. Osoba ta może jedynie przeczytać tekst, ale nie może wprowadzać zmian w jego treści.
- Komentator. Użytkownik może zostawiać komentarze, ale nie może bezpośrednio wchodzić w interakcję z tekstem.
- Edytor. Jeśli przypiszesz tę rolę innej osobie, będzie ona miała takie same funkcje edycyjne na dokumencie, jakie posiadasz jako jego twórca.
Możesz szybko zmienić przyznane uprawnienia. Wprowadź interesujący Cię dokument i kliknij opcję „Udostępnij”. Pojawi się lista z osobami mającymi dostęp do pliku i przypisaną wcześniej rolą. Po kliknięciu na niego pojawi się nowe wyskakujące okienko umożliwiające dokonanie zmian.
Zatem osoba pełniąca rolę redaktora może stać się prostym czytelnikiem i odwrotnie. W tym oknie możesz także anulować przyznane uprawnienia dostępu.
Jeśli chcesz zablokować określonego użytkownika, możesz to również zrobić. Wykonaj następujące kroki:
- Zaloguj się na Dysku Google.
- Kliknij na zakładkę "Podziel sie ze mna" pojawia się po lewej stronie ekranu.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy plik interesującego Cię użytkownika i naciśnij "Zablokować" w menu rozwijanym.
- Potwierdź swoje działanie, klikając ponownie "Zablokować".
Dzięki tej akcji zablokowany użytkownik nie będzie już miał dostępu do żadnego dokumentu, który udostępniliście między wami.
Jak widzieliście, wiedza o tym, kto ma dostęp do plików na Dysku Google, nie jest skomplikowana. Zalecamy sprawdzenie i podjęcie decyzji, czy chcesz nadal udostępniać swoje pliki określonym osobom.